会伴助力2024年四川省中西医结合大会在蓉召开
发布：2024-09-03 关键词：中西医结合大会 数字办会
8月9日-11日，2024年四川省中西医结合大会在成都召开。大会由四川省中西医结合学会主办，四川省中西医结合学会骨科专委会、消化内科专委会、超声专委会、医学影像专委会、神经科专委会、护理管理专委会、消化内镜专委会、肿瘤内科专委会、呼吸病专委会、全科医学专委会、眼与全身病专委会、皮肤性病专委会、痛症专委会、眼科专委会承办，主题为“中西协同、交叉融合”。大会设立开幕式和13个专题分会场，涉及中医、西医、中西医结合多个专业。
8月10日，2024年四川省中西医结合大会开幕式正式举行。四川省中医药管理局党组书记、局长，省政协医卫体委员会副主任田兴军；四川省科学技术厅党组成员、副厅长，四川省外国专家局局长杨品华；四川省人力资源与社会保障厅二级巡视员周旭出席开幕式并讲话。四川省中西医结合学会会长王超作大会致辞，开幕式由四川省中西医结合学会副会长李志主持。国家中医药管理局医政司原司长、中国中西医结合学会原副会长兼秘书长陈士奎，中国中西医结合学会副会长姚树坤，重庆市中医药行业协会会长左国庆作主旨演讲。省科学技术协会、省中医药管理局相关处室、省中医药发展服务中心等有关部门领导，兄弟学会等友好单位负责人以及省内外1000余名专家学者共同出席大会开幕式。
会伴科技作为本次大会的数字化服务商，为本次大会提供了全面的解决方案和产品服务。那么针对我们大型的学术类会议，该如何去规划做好一场信息化服务，既提升参会嘉宾的参会体验，又能解决主办方的工作效率呢？
一、大会微官网的建设
特色微官网: 结合行业特点，用行业元素，打造个性化的微官网，既展示行业的特点特色，又做好大会的线上宣传工作。
展示管理: 根据会前会中会后的工作要求，按阶段展示大会及多个专委会的会前通知及大会日程议程详情。
资料下载管理: 根据主办需求，涉及到相关通知文件、报名文件等支持一键下载，方便参会嘉宾快速获取文件并使用，也可展示主办方宣传视频等信息。
讲者管理: 学术会议期间，我们涉及到多个论坛的演讲嘉宾信息展示，会伴讲者管理系统支持嘉宾信息和简介的编辑管理，网页端支持多种展现形式，参会者可以在线检索讲者信息，关注收藏讲者议程。
日程管理：面对多天多会场会涉及到多日程和多议程的管理，会伴系统可以按照日程计划进行创建，通过会议时间、会议地址、会议主题等多维度进行维护，关联演讲嘉宾，实现演讲嘉宾和日程的关联，为参会者提供联动服务。
一键导航：大会期间为我们参会嘉宾提供会场、酒店、车站、机场等不同场地的个性化导航服务，一键导航到指定的地点。
一键拨打：大会期间，我们会务接待会分为会务报名、住宿、用车、用餐、展商服务等不同的参会接待组，我们可以在微站设置不同的联系人，可实现一键拨打参会人。
在线直播: 大会现场，我们参会嘉宾的现场风采，也可通过照片直播或视频直播进行在线展示，让我们大会的宣传更为精彩。
首页倒计时：大会不可缺少的一个重要提示信息可以置于大会微网站顶部。
二、参会注册缴费
在大会前期筹备的过程中，收集参会人员信息和报名注册费用是必不可少的管理流程，传统办会都是依靠红头文件下发，公众号做一轮宣传，实际上还是得依靠下载报名信息表，打印填写参会人信息再盖章，把扫描件通过邮件再发送主办方统计人员邮箱，同步再去申请参会的费用，公对公转账，一顿操作下来十分麻烦，不仅浪费双方的时间，而且效率非常低。使用会伴科技的注册系统，可以有效解决大会过程中的注册和缴费问题。
满足多种身份人群注册缴费需求，按通道进行身份报名，在线提交个人信息、接待信息、参会诉求等，后台实时统计参会人员信息数据，释放“表哥”“表姐”手里的统计工作。
参会嘉宾报名同时完成在线支付参会费用，同步提交开票信息，会伴系统自动获取微信发票抬头，参会嘉宾再也不用担心发票信息提交错误，一步到位，省时省力。
会伴的系统还支持在线支付、线下支付、现场支付等多种支付形式，以及微信支付宝多种支付方式。
满足指定联系人协同注册缴费，一个联络人管理一个单位或一个参会团队的注册缴费，简化后期开票工作和现场签到领证工作，集中一个参会联系人。
后台实时汇总大会参会人员名单、接待需求、参会诉求、缴费订单、发票详情等汇总及明细信息，便于主办方实时查询筛选关键数据信息。
三、参会通知
会期，主办方可根据大会注册和参会的流程，设置相关的短信或邮件的提示。如参会注册邀请，注册审核通知、注册成功通知、待缴费通知、参会签到通知、会场用车通知、会场指引通知、参会接送服务通知、会后调研通知等，即时触达，还可按照不同人群类别和参会细节进行分发。
四、现场电子签到
传统签到都是纸质的参会人员名单表格打印，现场逐页查找到相关参会人员信息进行手写签到，当然如果是协会/学会等主办方特殊要求。电子签到是一种更为高效的方案。
参会代表只需现场打开微站电子票二维（短信电子票二维码），出示该参会凭证即可一秒完成识别并签到，签到完成，还可配置打印设备，现场打印参会嘉宾的参会信息，做到有效的实名制证件。当然结合实际情况，证件的种类和形式也是可以实现多种多样的。后续现场的进出场管理，分论坛的识别管理都是可以实现一码通用的管理模式，通过证件和参会权限来实现。
华西医学会签到制证
五、论坛识别及电子餐券管理
日程我们参会，签到完毕会分发我们的纸质餐券，其实我们可以优化这个步骤，可以做到我们的证件上，也可以采取电子餐券的方式实现，也就是我们证件上的二维码，当参会代表进场餐厅时，工作人员只需用我们提前准备好的手持设备一秒即可完成就餐身份的识别。特别说明的是我们的电子餐券管理可以实现：
就餐身份识别，识别参会代表是否就就餐权限；
就餐数量统计，方便后续主办方和酒店餐厅的用餐结算；
就餐权限管理，识别不同参会人群中餐、桌餐、自助等不同就餐类型的权限；
就餐引导分流，当参会规模较大，分多个就餐餐厅，电子餐券就可以起到有效现场分流管理，引导参会人员良好的就餐体验，为主办方减少不必要的浪费。
识别形式丰富，就餐识别方式可以通过证件二维码、手环、RFID芯片、电子票等多种方式来实现。
就餐识别
六、服务与数据管理
服务期间，会伴团队除了提供以上系统方面服务以外，还会涉及到相关的数据管理、线上支持、现场执行、设备耗材等一些列的落地解决方案，配置专属的服务团队保障项目执行落地。
以上就是我们一场中大型的学术会议的一个标准版的服务方案，如果涉及到一些医疗或细分行业领域学术类型的大会，可能还会涉及到会议前期的大会官网建设、征文审稿、会中电子壁报、会场PPT管理、讲者任务管理、专家费用管理、线上连线、在线直播等部分服务，当然这部分的使用和管理因项目来按需按配置来使用，并不是所有学术会议类的项目都能使用得到。
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