四秩芳华向百年，祝贺九州通医药集团40周年庆典圆满举办！

四秩绽芳华，赓续向百年。2025年5月28日，九州通医药集团40周年庆典暨明星演唱会在武汉体育中心体育馆圆满举办。来自国内外千余家知名企业、医药公司、医疗机构等合作伙伴受邀参会，齐聚长江之滨、知音汉阳。

会伴科技很荣幸作为本次周年庆活动的数字会务服务商。本次周年庆整体接待服务参会嘉宾规模超过了7000人，那么像这样一场超大规模的周年庆，在整个会务服务过程中，面对不同的参会人群，在短时间内又需要整体的接待服务方案，我们都采用了哪些数字化的方式来助力周年庆呢？让我们一起来了解一下。

整个周年庆服务我们采取小程序作为服务平台，移动端的展示和访问更为便捷。涵盖周年庆前中后期各个阶段服务内容，满足从前期的邀约内容的呈现，会中整体活动安排和接待服务，会后的送车送机服务等，会务管理平台按照不同阶段展示个性化的服务内容。

小程序除了常规图文导览内容的展示以外，还满足多个会场和酒店直接实现一键导航，会务组、接待组、酒店组、用车用餐等不同服务组的联系人可以实现在线一键拨打，嘉宾的座位查询和个人接待信息等个性化信息也可以通过小程序进行验证查询，一切从参会嘉宾和接待服务角度实现服务。

本次周年庆需要解决从总接待办到各分子公司邀请渠道进行嘉宾邀约，从各邀约渠道的邀请审核各个节点的初审和接待数据的完善，再到我们接待办的终审，都需满足多级管理的邀约和审核模式，这个在大型会务中都是比较常见的。

那本次周年庆也采取这种模式，解决各个产品线渠道和业务人员对于各渠道客户的邀请，在基础信息邀请完善之后，提报给各业务部门负责人进行相关初步审核，最终审核通过的数据才会进入我们正式嘉宾的参会名单，同时作为我们后期管理和服务的正式参会数据。做到彼此之间独立邀约，数据相互独立管理，既避免重复邀约的冲突，也便于我们接待部门对于数据的协同管理。本着谁邀请谁接待这个原则，对于各个渠道邀请和管理来讲也是十分便捷的。

嘉宾端

嘉宾可以通过官方小程序进行登录，通过认证之后就可以查看个人信息，包含我的参会信息、我的来返程信息、我的接待信息、我的日程、我的住宿、我的用车、我的用餐、我的接待人员、我的座位等。

接待内容都可以根据嘉宾的信息进行个性化的服务。如果参会嘉宾需要后续的接待，那么可以在来返程信息里面对自己的航班车次、时间、地点等相关信息进行完善，主办方收到信息之后可以根据相关信息来进行接送的安排。其中我的接待人、我的住宿、我的用餐、我的日程、我的用车部分都是按照主办方的接待规则来进行分配，那么每个人的内容可能有所不同，真正做到一对一进行精准的管理和服务，在用户体验和管理服务上更有尊享感。

本次周年庆入住酒店超过了10个，对于这样的一个服务场景，我们是怎么来进行管理的呢？

首先，我们会按照主办方的要求确定好入住酒店的人群和数量，按照相关类别我们去做好规划。嘉宾入住那个酒店，提前在系统规划好之后进行一键分配。参会嘉宾在小程序的个人中心里面就可以查看我的入住信息。同时，在酒店我们采用电子签到，按照相关要求匹配不同的签到点管理，参会嘉宾到达签到处，出示个人二维码、姓名或手机号等相关个人信息，就可以完成实时电子签到，签完到之后可以打印个人参会证件。证件上的二维码可作为后续进行用餐、用车、登游轮以及会场门禁等服务使用，实现一码通用。

同时为了管理参会嘉宾的入住办理，我们也采取了对应酒店入住的人才能在该酒店报到，这样的就避免我们在接待过程中的房间损耗。

会中入场管理，其中包含用餐、用车、登游轮管理是三个不同的场景，针对不同酒店和不同参会者进行分类服务。

用餐管理环节主办方可以根据周年庆的就餐时间设置我们的午餐或晚餐进行就餐点就餐时段管理，根据周年庆参会嘉宾的数据可以进行匹配，可以按照入住酒店对就餐点就餐次数等多维度进行设置，满足不同人群在不同就餐点或者不同就餐管理的一个诉求，参会嘉宾到达餐厅，出示证件上的个人参会二维码，工作人员用手持设备扫码即可完成核销和统计管理。既绿色环保，也保证我们现场的数据管理可以实时同步，便于主办方对于各酒店的用餐进行实时的统筹，便于现场的餐饮安排和后期的结算。

本次活动过程中涉及到从酒店到游轮出行，以及从酒店到会场用车两个环节。所以当参会嘉宾在进行我们登船或者说登车的时候，也可以采取扫码的方式，完成我们实时统计。一方面主办方对于上车数量的实时进度把控，也可以对安全进行管理。这样就可以完全知道每个酒店每个时段到达人群的一个比例值，同时在登船这种场景里面，它会对登船人数会有限制，所以既能满足主办方对于登船人数的一个实时掌控，同时也可以查看该参会者是否满足在该点进行登船的权限，方便主办方对一些风险的把控和整体人员接待的管理。

本次的开幕式主会场以及演出在一个体育馆里面，那么面对接近7000人的规模座位分局，需要一套智能化的排座系统来实现在线的排座和数据查询管理。我们的主会场在一个体育场里面，体育场是不规则的。那排座系统我们后台它采用拖拽式的方式来我们对沙发区、VIP区、嘉宾区、以及第1层到第5层不同的区域布局进行分类和座位规划。同时实现每个区域采用一定的排座规则，如先中间再左右分配、从左往右或从右往左等不同的排座方式来实现排座的管理。同时在确认嘉宾参会者数据之后，要实现按照一定的规则和顺序，实现嘉宾信息一键导入和一键分座的方式。排完之后我们即刻实现在线预览，参会嘉宾也可以通过小程序在线查看个人的座次区域及座位号信息，同时会弹窗高亮显示相应的座位区域信息。整个周年庆接近7000人，现场座位区域高达几十个之多，会伴智慧排座系统还是出色的完成了这一任务。

单独排完座位后我们就结束了吗？那不是的。我们在排座系统完成嘉宾的排座之后，也会实时的推送给我们的会务系统，既可以在我们的会务系统个人中心进行查询，同时也可以通过座位查询系统排进行查询，在座次区域的查询结果页进行高亮的显示。

本次周年庆规模比较大，所以在进行相关备案和审批之后，参会嘉宾进场审核要求的格外严格，现场签到处为我们为未领取证件的参会嘉宾进行电子签到并现场制证。嘉宾进场采用有障碍闸机的方式进行入场管理，本次周年庆我们采取了刷码、刷身份证、刷胸卡证件的组合方式来进行识别验证，嘉宾身份识别成功，通过闸进入会场，同时我们也采取了一个个性化的服务，在闸机刷卡打开的同时会打出一张小票，这个小票上面会展示嘉宾的个人信息和相关的座位号信息，即使我不打开小程序查询，也可以凭现场打出的小票上面的座位信息作为参考，帮助嘉宾快速的找到自己的座位，是不是非常贴心呀！

在活动结束之后，嘉宾也可以通过小程序查看自己的送车以及相关的送机项目服务，嘉宾可以凭相关信息顺利登车完成本次参会的一个服务之旅。

在周年庆服务期间，我们会伴也是安排了专业的交付团队在进行服务支持。像本次类似的活动，参会规模比较大，涉及到人员类型会比较多，不同人群涉及到用车用餐行程日程管理，1对1接待和相关住宿服务的要求，所以对于系统的流程要求或者管理模式要求比较高。本次的服务解决方案模式比较适合于我们一些大型的TOB类型活动、行业峰会、论坛以及我们政府的一些政务会议。

如果我们的会展活动过程中有遇到类似的服务要求，欢迎联系我们会伴科技，我们可以为您提供专业的数字化会议接待方案和服务。